venerdì 3 dicembre 2010

L'organisation d'un congrès

L’organisation d’un événement, que ce soit une conférence, une journée de réflexion, un colloque ou un congrès demande beaucoup d’investissement.
Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises.
J’ai travaillé en tant que organisateur de congrès et d’événements scrinfiques, littéraires,  sportifs. J’ai collaboré avec de petites et moyennes entreprises pour mettre en place des conférences, des congrès, forums, colloques, conventions, seminaries.
 La ville de Rome offre plusieures possibilités de travailler au contact des étrangers.
Lorsque on travaille comme organisateur de congrès il faut etre concentré à rencontrer les exigences des clients, en faisant tout le possible pour atteindre les objecifs principaux du projet.  Il est ègalement  important de créer des relations satisfaisantes et de longue durée avec les clients. Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises. Trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement. Il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la préparation de l'événement mais s'efforcer de trouver les sujets qui vont monter en puissance dans les prochains mois."
En parallèle de ces démarches, la sélection et la réservation d'une salle doit être effectuée le plus en amont possible.
Ci après vous trouverez  une liste de ce qu’on appelle les taches d’accueil pour un congrès:
 ·                   faire des  réservations pour les chambres  et signer des accords avec les hotels.
    ·        gestion de petits groupes de personnes qui peuvent  faire des reservations en ligne, à travers le fax ou par e-mail
    ·        organisation des services de transport dans le lieu de destination
    ·        réservations des billets en avion
    ·        organisations des soirées
    ·        organisation de tours dans la ville où aura lieu le congrès
    ·        service d’accueil, à savoir  attendre  les congressistes à l’aeroport, leur donner asssistance  jusqu’à la régistration près  de l’hotel.
    ·        il faut s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé.

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    Maria Angela

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